Élaborer des documents accessibles

Sources :

• Service d'information du Gouvernement (SIG) ;
• Direction interministérielle du numérique (DINUM) ;
• Direction interministérielle de la transformation publique (DITP).

Découvrez comment rendre vos documents accessibles à tous avec des standards, des formats adaptés (Epub) et des méthodes de création inclusives.

Votre dernière plaquette est une vraie réussite. Imaginez son impact si elle était aussi accessible à tous ! Assurez-vous donc que chacun, y compris les personnes limitées par un handicap, les personnes âgées ou ne maîtrisant pas bien le français, puisse en profiter. Il est donc essentiel, et d’ailleurs obligatoire, de concevoir une information pour tous. Vous ne savez pas par où commencer ? Il existe des méthodes éprouvées pour vous aider. En voici quelques-uns résumés.

1. Accessibilité de l’information et de la communication, une obligation légale aux multiples bénéfices

Quelques chiffres :

• Population française : 70 millions ;
• Personnes en situation de handicap intellectuel : 1,4 million en France (2 % de la population) ;
• Personnes en situation d'illettrisme : 1,5 million en France (4 % des 18-65 ans) ;
• Personnes âgées (difficultés cognitives liées au vieillissement) : 3 millions en France ;
• Personnes en situation de daltonisme : 2,6 millions en France (4 % de la population) ;
• Personnes en situation de DYS : 7 millions en France ;
• Personnes avec troubles de l'attention : 2 millions en France.

« L'accessibilité n'aide pas à l'inclusion. L'accessibilité est le prérequis à l'inclusion. »

Une pensée claire et bien formulée a encore plus de force quand tout le monde peut la comprendre. Au-delà du respect de la loi, garante d’une accessibilité universelle et d’une meilleure inclusion, la conception d’une information pour tous est donc, pour vous, l’assurance de favoriser l’adhésion et le passage à l’action de votre public.

2. Charte d'accessibilité de la communication de l'État : le référentiel incontournable

Cette charte rassemble les bonnes pratiques permettant de rendre votre communication accessible. Vous y retrouverez :

• Les grands principes de l’accessibilité des communications écrites, visuelles, orales ou en ligne. ;
• Les standards d’une communication accessible : usage de la langue des signes française (LSF), audiodescription, sous-titrage, textes alternatifs, versions faciles à lire et à comprendre (FALC), normes typographiques…

Des fiches spécifiques à chaque type de communication et un rappel des outils et formations disponibles sont également proposés pour vous aider à appliquer correctement ces normes.

3. Méthodes utiles

3.1. FALC et RLS, deux méthodes mais le même objectif : rendre les textes plus compréhensibles

Néanmoins, ces deux méthodes ne correspondent pas au même niveau de simplification.

FALC (Facile À Lire et à Comprendre)

FALC est une méthode européenne très encadrée destinée principalement aux personnes ayant des difficultés importantes de compréhension (handicap intellectuel, troubles cognitifs, illettrisme, maîtrise limitée du français, etc.).

Caractéristiques :

• phrases très courtes ;
• une idée par phrase ;
• vocabulaire très simple ;
• mise en page adaptée ;
• pictogrammes ou images fréquents ;
• relecture obligatoire par des personnes concernées pour obtenir la validation FALC.

Inspiré des règles FALC, ce guide pour une information simplifiée vous propose une méthode pour créer des documents clairs et compréhensibles en étant sûr de conserver vos informations essentielles. De la définition de votre cible aux bénéfices recherchés par votre communication, il vous indique pas à pas, les étapes à suivre pour cibler, organiser, simplifier et relire vos contenus. Un exemple type, une grille de réflexion et divers outils sont joints en annexe pour faciliter votre cheminement.

RLS (Rédaction en Langage Simplifié)

RLS (« rédaction en langage simplifié » ou parfois « rédaction en langage clair et simple » selon les organismes) est moins stricte.

Objectifs :

• rendre un texte plus accessible au grand public ;
• simplifier sans forcément transformer complètement le contenu.

Caractéristiques :

• vocabulaire plus clair ;
• suppression du jargon ;
• phrases plus fluides ;
• structure logique ;
• mais le texte reste proche d’un français standard.

Il n'y a généralement :

• ni certification officielle ;
• ni obligation de validation par des personnes en situation de handicap ;
• ni règles aussi détaillées que pour le FALC.

Bâti sur les recommandations de l'Union nationale des associations de parents de personnes en situation de handicap intellectuel et de leurs amis (Unapei), le Référentiel pour une rédaction en langage simplifié (RLS) vous permet de vérifier point par point la conformité de vos contenus avec les normes d’accessibilité. Il suffit pour cela de répondre à une série de questions sur votre contenu, sa structure, sa présentation pour calculer votre score.

3.2. Simplification du langage des documents administratifs : je chasse le jargon

« Il est rappelé au contribuable qu’il doit veiller à l’acquittement de ses obligations fiscales avant la date limite afin d’éviter toute sanction pécuniaire ». Autrement dit : « N'oubliez pas de payer vos impôts avant la date limite pour éviter une amende ». Si la seconde formulation vous parle plus que la première, bravo ! Vous avez parfaitement intégré les principes du langage clair prôné par la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) dans son approche de simplification du langage et des documents administratifs. Pour mieux vous informer, vous former et vous outiller, plusieurs initiatives ont donc été lancées pour simplifier vos contenus. La DITP en a dressé l’inventaire.

3.3. Langage clair et services publics : un webinaire pour tout comprendre

Vous souhaitez mieux appréhender les enjeux d’une communication administrative accessible ? Le webinaire « Langage clair et services publics » vous apporte toutes les réponses. Organisé le 4 avril 2024 par la Direction interministérielle de la transformation publique, il a réuni des experts du ministère de la Culture, de l'université Sorbonne nouvelle, de l'AFNOR et du Parlement européen. Exhaustif, le programme a porté à la fois sur l'historique du langage clair, son opérationnalisation et ses limites, la norme ISO 24495 et sa progression au Parlement européen.

4. Aides techniques

4.1. Une plateforme pour rendre mes documents bureautiques accessibles

Les normes d’accessibilité des documents bureautiques sont nombreux et pas toujours faciles à mettre en œuvre. Cette plateforme en ligne vous en présente les principes clés et propose des guides à télécharger reprenant les procédures à mettre en œuvre selon le logiciel utilisé (Libre Office, Word, Excel, Power Point, ou encore Acrobat). Vous y découvrirez également comment bien structurer vos nouveaux documents, tester le niveau d’accessibilité de vos contenus actuels et, si besoin, l’améliorer.

4.2. Créer un PDF (vraiment) accessible

Support extrait de la formation de la DINUM (Design et accessibilité).

4.3. E-pub : le format des documents vraiment accessibles

Soucieux de fournir des documents bureautiques accessibles à tous, vous avez pris l’habitude de créer des PDF alternatifs ? C’est un bon début. Mais savez-vous qu’il existe une alternative beaucoup plus performante ? Basé sur le format HTML, le format Epub vous assure une compatibilité optimale de votre document avec les technologies d’assistance.

Pour vous familiariser avec ce format, 6 guides sont à votre disposition. Ils couvrent tous les aspects de la production de documents au format e-pub accessible, depuis la production jusqu'à la correction.